Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Südeifelwerke AöR
Die Südeifelwerke AöR eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
1. Zugangseröffnung
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Südeifelwerke AöR erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe
Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten
gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann
sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation
(siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist
die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen
postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische formfreie
oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Südeifelwerke AöR (SEW) davon aus, dass die gesamte Kommunikation
in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen
auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem
nicht entgegenstehen. Mitteilungen der SEW an Sie werden dann an die
E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet
haben.
Bitte senden Sie der SEW keine elektronischen Nachrichten (E-Mails),
deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite
abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig
umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten
werden aus Sicherheitsgründen von der SEW nicht abgerufen. Abgesehen
davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche
Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post
mittels eines eingeschriebenen Briefs.
Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der SEW veröffentlichten
Formulare,
die dort zum Download bereitstehen oder direkt online genutzt werden
können, nach entsprechender Bearbeitung an die SEW übersenden. Wir
weisen ausdrücklich darauf hin, dass die SEW derzeit nicht Nutzer eines
sogeannten De-Mail-Dienstes nach dem Gesetz zur Regelung von De-Mail
Diensten und zur Änderung weiter Vorschriften ist, so dass hierüber eine
elektronische Kommunikation nicht möglich ist. Darüber hinaus nimmt die
SEW ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter
Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25
Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails
werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige
Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort
versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat)
angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen
(z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten
(SPAM-Mails) werden nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten
Sie von der SEW keine weitere Mitteilung.
2. Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:
swi@poststelle.rlp.de
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren
abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte
Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse.
Alle
anderen bekannten E-Mail-Adressen der SEW sowie personenbezogene
E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und
E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die
rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der SEW dar. Dies
gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine
elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer
Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere
E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge
zur SEW stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte
zur Verfügung.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die SEW erreicht,
können Sie sich – wie unter Ziffer 4 beschrieben – als Benutzerin oder
Benutzer der Virtuellen Poststelle im rlp-Service registrieren und
Nachrichten über die Virtuelle Poststelle versenden. Das Gleiche gilt,
wenn Sie die Rückantwort von der SEW anstelle der einfachen Übertragung
über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten
Datenübertragung erhalten wollen.
3. Formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist
erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der SEW übermitteln wollen,
gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Das ist in der Regel der
Fall, wenn für bestimmte Unterlagen eine eigenhändige Unterschrift
vorgeschrieben ist, z.B. bei der Erhebung eines Widerspruchs. Die
eigenhändige Unterschrift kann, soweit gesetzlich nichts anderes
bestimmt ist, bei einer elektronischen Übermittlung eines Dokuments
durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.
Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der
formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende
E-Mail-Adresse zur Verfügung:
swi@poststelle.rlp.de
Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2
genannten Voraussetzungen und Hinweise. Alternativ können Sie nach
Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle im
rlp-Service (siehe Ziffer 4) mit einer elektronischen qualifizierten
Signatur versehene Dokumente direkt aus der Virtuellen Poststelle heraus
an die SEW senden.
4. Optional: Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und
kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle im
rlp-Service
registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Südeifelwerke als
registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den
Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung
(Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung
gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter
http://www.rlp-service.de
den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den
Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die
Virtuelle Poststelle übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an
die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung
können Sie die Virtuelle Poststelle künftig sowohl für die formgebundene
als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der
Südeifelwerke AöR und anderen Kommunal- und Landesbehörden in
Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt
gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr
Einverständnis, dass Ihnen die Südeifelwerke AöR und andere
Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt
aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre
Virtuelle Poststelle zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen,
müssen Sie sich in der Virtuelle Poststelle mit Ihren Benutzerdaten, mit
denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur
Virtuellen Poststelle, sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter
http://www.rlp-service.de.
5. Optional: Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 4)
können Sie Ihre Mitteilungen an die SEW zur Sicherung der
Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der
Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein
öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der SEW zur
Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter
http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „Virtuelle Poststelle“ zur Verfügung gestellt.
6. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten
Die von der der SEW unterstützten Dateiformate für die
rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische
Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene
elektronische Kommunikation finden Sie unter
http://www.rlp-service.de
im Download-Bereich des Menüpunktes „Virtuelle Poststelle“. Bei der
formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte
unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer
Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet
werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur
kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen.
7. Ansprechpartner
Haben Sie technische Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der
SEW, so stehen Ihnen unsere Mitarbeiter gerne zur Verfügung.
8. Rechtliche Hinweise
Die SEW übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme
der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht.
Schadensersatzansprüche gegen die SEW sind ausgeschlossen, es sei denn,
es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen
datenschutzrechtlichen Bestimmungen.